Laporan Pertanggungjawaban Panitia

A. PENDAHULUAN

Tahun Pelajaran 2009/2010 akan segera berakhir, siswa/i kelas IX akan mengakhiri masa pendidikannya di SMP Negeri 117 Jakarta, dan akan mempersiapkan diri untuk melanjutkan pendidikannya ke jenjang yang lebih tinggi, sesuai dengan bakat, minat dan kemampuannya.

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, sekolah sebagai lembaga yang mengemban amanat dari masyarakat untuk mendidik putra/i mereka menjadi manusia yang berahlak mulia, bertaqwa, berkepribadian, berbudi pekerti luhur, cerdas, mandiri, sehat jasmani dan rohani, bermaksud secara resmi menyerahkan kembali siswa/i secara formal, kepada orang tua masing-masing sebagai pertanggungjawaban moril dari amanat yang telah diemban. Melalui Panitia telah melaksanakan Acara Pelepasan Siswa/I SMP N 117 di Sekolah (Resmi) dan “Malam Syukuran” yang dilaksanakan di Vila Silma, Cilember, Cisarua, Bogor. Pada hari, tanggal Sabtu dan Minggu, 1 dan 2 Mei 2010. Dengan tema Acara Pelepasan tahun ini adalah “SMP Negeri 117 meluluskan Siswa Jujur, Cerdas dan Unggul”.



B. MAKSUD DAN TUJUAN KEGIATAN.

Maksud kegiatan:
• Menyelenggarakan Acara Syukuran Pelepasan Siswa/i Kelas IX SMP Negeri 117 Jakarta secara resmi;
• Wadah silaturahim antara siswa, orang tua siswa, para guru, dan karyawan SMP Negeri 117.

Tujuan kegiatan :
• Memberikan pembekalan terakhir dengan mengadakan “Malam Renungan (Muasabah)” bagi siswa/i kelas IX sebelum mereka meninggalkan SMP Negeri 117 Jakarta dan melanjutkan ke pendidikan yang lebih tinggi.
• Menyerahkan kembali secara resmi siswa/i yang telah menyelesaikan pendidikan di SMP Negeri 117 jakarta kepada orang tua masing-masing.
• Memberikan apresiasi baik kepada siswa/i maupun kepada para guru dan karyawan yang telah bekerja sama melaksakan tugasnya sesuai dengan peranannya.



C. PESERTA

Sesuai dengan maksud dan tujuan di atas maka peserta dalam kegiatan ini adalah:
• Siswa/i kelas IX Tahun Pelajaran 2009/2010 (+/- 236 Orang)
• perwakilan orang tua siswa (pengurus Komite Panitia) (6 Orang)
• Panitia (orang tua/wali murid) (17 Orang)
• Guru dan karyawan ( +/- 51 Orang )

Sehingga Jumlah Seluruh peserta +/- 310 Peserta atau +/- 89% dari Target. Beberapa peserta tidak dapat hadir karena beberapa alasan (Sakit, Tidak bisa meninggalkan rumah di hari tersebut dll.)


D. SUSUNAN PANITIA

Dalam persiapannya untuk melaksanakan dan menjamin keberhasilan acara ini telah dilakukan pembentukan panitia yang terdiri dari Orang tua/Wali Murid, Komite Sekolah dan Guru/Karyawan Sekolah. Susunan Panitia adalah sebagai berikut:

Panitia Pelepasan Siswa/i Kelas IX SMPN 117 - 2010 Terlampir


E. KEGIATAN

VILLA SILMA, merupakan salah satu vila di Desa Cilember, Cisarua Jawa Barat, berada dikawasan pegunungan dengan udara yang sejuk dan fasilitas yang memadai. Selain fasilitas penginapan dengan Vila, Wisma dan pondok yang berjumlah 14 dengan total 54 Kamar ada beberapa Aula Indoor maupun Outdoor termasuk lapangan futsal, badminton, kolam renang, fasilitas ibadah (masjid) hampir semua fasilitas digunakan untuk kegiatan ini. Semua kegiatan dan suasana yang ada diharapkan dapat menjadi bagian kenangan yang indah dan tak terlupakan bagi siswa/I, guru dan orang tua murid, secara detail kegiatan tersebut, sebagai beikut:

Hari pertama
06.30 - 07.00 Sebagian besar peserta sudah berkumpul di Sekolah (kemudian
dilakukan briefing, pembacaaan, pembagian kamar dan Do’a)
Snack pagi dibagikan sarapan di Bus) BERANGKAT Jam 08.00,
dengan jumlah kendaraan 10 Bis dan 5 Kendaraan Pribadi.
10.00 - 12.00 Bus dan kendaraan lain tiba dilokasi kemudian peserta
diperbolehkan Check in (Pembagian kamar, istirahat, sholat
berjama’ah) dan Makan siang (setiap siswa/i bawa masing-masing
dari rumah)
13.00 - 17.00 Dilakukan kegiatan Outbound ( 6 Games ) diselingi break dan
snack.
17.30 - 19.30 Istirahat , mandi, (sholat Magrib & Isa berjama’ah), makan malam
(Prasmanan)
20.00 - 24.30 Kegiatan Malam Puncak Pelepasan Siswa/I SMP N 117:
a. Pembukaan
b. Sambutan
i. Ketua Panitia
ii. Ketua Komite 2009/2010
iii. Perwakilan siswa (kelas VII dan VIII) oleh Ketua OSIS
dan Siswa Kelas IX
iv. Perwakilan orangtua siswa kelas IX oleh Bp.Supardjo
v. Perwakilan guru kelas IX oleh Bp. Bambang
vi. Kepala Sekolah
c. Pemberian Kenangan kepada Siswa/I kelas IX berprestasi
d. Diselingi dengan Acara performance (sumbangan dari
Semua Kelas kelas IX) dan pembagian Doorprize, Hadiah.
e. Muasabah – renungan Malam diiringin dengan pemutaran
film dan Api Unggun serta Do’a Penutup (Bp.H.Yadin S.Ag.)

Hari kedua
06.00- 07.30 Sebagian besar peserta Siswa/I, komite, orang tua/wali murid,
guru dan karyawan melakukan kegiatan Jungle trekking ke gunung
Curug cilember dan hutan wisata dengan view sangat bagus, masih
alami.
07.00 - 08.00 Sarapan / Makan pagi (Prasmanan)
08.00 - 10.00 Sebagian peserta melanjutkan kegiatan Outbound sesi II (1-2
Games).
10.00 - 11.00 Persiapan Check-out (mandi/bersih-bersih, packing, Absensi)
12.00 - 13.00 Kumpul Foto bersama, makan Siang (Nasi Box) – Naik Bis persiapan dan Semua Peserta sudah tiba di Jakarta 15.00WIB (Halaman
Sekolah)


F. KEUANGAN

Secara garis besar dapat disampaikan bahwa sumber dana kegiatan ini sepenuhnya menggunakan dana yang berasal dari swadaya Siswa/i Kelas IX Tahun Pelajaran 2009/2010 dan donator dari Orang Tua/Wali Murid sesuai dengan anggaran yang telah diajukan ke Pihak Sekolah.

Sedangkan untuk pengeluaran dapat diuraikan meliputi :
• Biaya kesekretariatan dan Survey;
• Biaya Penggunaan fasilitas Vila, Cottage, Konsumsi, Transport Bis;
• Biaya penyelenggaraan pertandingan/Outbound, lomba atau permainan lain;
• Biaya/Honor pengisi acara dan sewa soundsystem beserta “crew”;
• Biaya pembelian Hadiah, Doorprize, perlengkapan dan sarana yang diperlukan;
• Pembuatan dan cetak Buku Tahunan (Secara khusus akan dilaporkan);
• Dan lain-lain.

Perlu kami jelaskan bahwa saldo (Sisa) yang ada adalah uang yang kami terima dari Sekolah sebagai iuran peserta dan Donatur) dikurangi dengan pengeluaran-pengeluaran, yaitu (Detail terlampir pada lampiran A) :

- Penerimaan Rp. 79.287.500,-
- Pengeluaran Rp. 76.309.500,-
- Sisa/Saldo Rp. 2.978.000,-

(Terbilang : Dua juta Sembilan ratus tujuh puluh delapan ribu rupiah).


Catatan :
1. Sumbangan selain dana, diperoleh Doorprize sejumlah 10 Set, Doorprize 2 Unit Ipod dan 16 Topless Kue Kering dan semuanya telah diberikan pada saat acara;
2. Jumlah siswa yang membayar lunas keseluruhannya ada 200 orang;
3. Jumlah Siswa yang belum membayar lunas ada 43 Orang;
4. Jumlah SIswa yang tidak membayar ada 2 Orang;
5. Diusulkan dari Jumlah 45 orang yang belum membayar lunas, untuk buku tahunan dan CD profil sekolah diwajibkan membayar lunas pada waktu penyerahan rapot /Ijazah terakhir.


G. BUKU TAHUNAN

Masih dalam rangkaian kegiatan acara pelepasan Siswa/I kelas IX SMP N 117 Tahun Pelajaran 2009/2010, juga telah ditentukan untuk mengadakan Buku tahunan dan Video CD Profil Sekolah SMP N 117 Jakarta Timur dengan menyerahkan pembuatan (desain) dan pencetakannya kepada HSH Production (Sdr. Indra Jaya Putra AMD), biaya pembuatan tersebut adalah per-set sebesar Rp.55.000,- atau jumlah seluruhnya sebanyak 250 set dengan total biaya sebesar Rp. 13.750.000,- (Tiga belas juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah).

Sesuai dengan kontrak, pihak production house akan menyelesaikan buku tahunan dan Video CD Profil tersebut sebelum pembagian/penyerahan ijazah atau paling lambat tanggal 1 Juni 2010.
H. PENUTUP

Demikian pertanggungjawaban ini dibuat untuk menjadi laporan dari panitia atas keuangan dan kegiatan yang telah dilaksanakan.


Jakarta, 17 Mei 2010

PANITIA ACARA PELEPASAN SISWA/I
KELAS IX SMP N 117 - JAKARTA TIMUR

Kata Pengantar - Laporan Pertanggungjawaban Panitia

PENGANTAR


Assalammu’alaikum Wr. Wb. .. Salam sejahtera bagi kita sekalian.


Dengan mengucapkan syukur alhamdulillah atas rahmat dan Karunia Allah SWT, kita telah selesai melaksanakan kegiatan Syukuran yang dilaksanakan di Vila Silma, Cisarua Bogor Jawa Barat dalam rangka pelepasan Siswa/I Kelas 9 SMP N 117 Pondok Bambu, Jakarta Timur tahun Ajaran 2009/2010.


Kami selaku panitia mengucapkan banyak terima kasih atas kepercayaan dan kerjasama yang telah diberikan pihak Sekolah dan Komite Sekolah SMP N 117 sehingga pelaksanaan kegiatan ini dapat berjalan dengan baik.


Selama hampir lebih dari 3 (tiga) bulan kami bersama dengan orang tua/wali murid, karyawan, guru dan wali kelas baik yang termasuk dalam jajaran kepanitiaan maupun bukan telah bekerja bersama-sama mengemban amanat dan kepercayaan yang telah diberikan oleh Sekolah untuk menyelenggarakan kegiatan Acara syukuran PELEPASAN SISWA/I KELAS 9 SMPN 117 PONDOK BAMBU JAKARTA TIMUR di VILA SILMA – CISARUA, BOGOR telah banyak mengalami suka duka, banyak kekurangan namun ada keberhasilan yang dapat dicapai dan semuanya itu hanyalah atas ridho Allah SWT dan tentunya berkat partisipasi dan bantuan seluruh pihak.


Dalam kesempatan ini, kami selaku panitia menyampaikan laporan pertanggung-jawaban atas pelaksanaan ini, dengan permohonan maaf atas segala kekhilafan dan kekurangan kami, adapun laporan tersebut meliputi : Maksud dan tujuan kegiatan, Organisasi kepanitiaan, Kegiatan yang dilakukan, Keuangan dan buku tahunan, Penutup dan Lampiran.


Demikian perihal yang dapat kami sampaikan, mudah-mudahan Allah SWT selalu memberikan petunjuk kepada kita semua dalam menempuh hidup bersosialisasi ini.


Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Jakarta, Mei 2010
Hormat kami,


WISNU WIBOWO
K e t u a

FAsilitas Hotel/VILA

1. Bed/tempat tidur/extra Bed beserta perlengkapan bantal dan selimut;
2. Kamar mandi untuk setiap Cottage/Pondok/Wisma;
3. Dispenser Air Mineral untuk setiap Cottage/Pondok/Wisma;
4. Dapur untuk Cottage/Pondok/Wisma tertentu (tanpa peralatan makan/minum);
5. Beberapa ruang tamu/balkon akan digunakan sebagai kamar tidur dengan extra bed;
6. Fasilitas electricity (220), Kantin/warung Kecil;
7. Karena terbatasnya jumlah Kamar pada setiap Vila/Hotel, sebagian peserta akan tidur di ExtraBed.

Tema Acara

1. ”Selamat Jalan Anakku, Pacu dan bekali Diri di Era Globalisasi”
2. “Walauragamupergi, Jiwa dan Hatimu akan tetap bersama SMPN 117 Jakarta”
3. ”Selamat jalan anakku, perjalanan belum Usai, Pacu Diri menuju Cita” . 

DRAFT Acara Pelepasan Siswa/I SMP N 117 Jakarta [2 hari 1 malam ]

Hari  pertama

06.30 - 07.00   Kumpul diSekolah (briefing, pembagian kamar dan Do’a) dan (Panitia

                        akan menyediakan Snack pagi untuk sarapan di Bus) BERANGKAT diperkirakan perjalanan 1.5 - 2.5 jam sampai dilokasi.

10.00 -  12.00    Check in (Pembagian kamar, istirahat, sholat berjama’ah) dan Makan siang (setiap siswa/i bawa masing-masing dari rumah)

13.00 -  17.00    Kegiatan Outbound ( 4-5 Games ) diselingi break dan snack.

17.30 -  19.30    Istirahat , mandi, (sholat Magrib & Isa berjama’ah), makan malam (Prasmanan)

19.30 -  23.30   Kegiatan Malam Puncak Pelepasan Siswa/I SMP N 117:

a.      Pembukaan

b.      Sambutan

                                           i.    Ketua Panitia

                                          ii.    Ketua Komite 2009/2010

                                         iii.    Perwakilan siswa (kelas VII dan VIII) oleh Ketua OSIS dan Siswa Kelas IX

                                         iv.    Perwakilan orangtua siswa kelas IX oleh …….

                                          v.    Perwakilan guru kelas IX oleh …..

                                         vi.    Kepala Sekolah

c.      Pemberian Kenangan kepada Guru Kelas IX dan Siswa/I berprestasi

d.      Penutupan Do’a dan bernyanyi bersama (“Guruku” dan “Kemesraan”)

e.      Acara performance (sumbangan dari siswa kelas IX) – akan diatur sesuai dengan  jadwal yang ada (Snack malam pada saat acara)

f.      Muasabah – renungan Malam (Dipandu oleh Bp. H. Yadin S.Ag.)

23.30 -  24.00      JIKA MEMUNGKINKAN api unggun , jagung bakar, bandrek  atau bisa diisi dari pihak  siswa/I, guru, perwakilan, orang tua, 

                           karaokean ,tidur dll

Hari kedua

06.00- 07.30        Peserta sudah siap untuk kegiatan outbound, alternatifnya sbb: Senam pagi,

                            Futsal/Volley,  fun games lainnya,

07.00 -  08.00      Sarapan / Makan pagi

08.00 -  10.00       Kegiatan Outbound sesi II (1-2 Games), Jungle trekking ke gunung Curug Cilember  dan hutan wisata potensial dengan view sangat 

                             bagus, masih alami (JIKA MUNGKIN).

                            Atau evaluasi dan penutupan  (Bisa digunakan untuk, doorprize, achievement award dll

                            dari peserta).

10.00 -  11.00        Persiapan Check-out  (mandi/bersih-bersih, packing, Absensi)

12.00 -                   Kumpul – Naik Bis persiapan menuju Jakarta (Pulang) akan disiapkan Makan Siang (Nasi Box) dan diperkirakan sampai di Jakarta 

                             15.00WIB